Een nieuw speelveld

De rijksoverheid staat steeds meer te midden van de burger. Ofwel, van verzorgingsstaat naar participatiesamenleving. Waarin de overheid en burger steeds vaker met elkaar om tafel gaan en er meer ruimte is voor burgerinitiatieven en co-creatie. Dit heeft invloed op de manier waarop je de verschillende actoren benadert. De verschillende belangen, invalshoeken en vragen van de betrokkenen komen hierbij steeds nadrukkelijker naar voren.

Deze dynamiek vraagt daarom vaker om een faciliterende houding in tegenstelling tot een ietwat sturende houding. De beleidsstijl beïnvloedt zodoende de communicatiestijl. Om je een weg te kunnen wurmen binnen de complexiteit van verschillende stijlen heeft de rijksoverheid de Leidraad Factor C (ook wel gewoon Factor C genoemd) ontwikkeld.

Omgevingsbewust werken

Factor C geeft houvast in het proces naar een gedegen communicatieplan. Deze methode is een stapsgewijs opgezette benadering die inzicht geeft in de verschillende belangen van alle stakeholders.  Het perspectief van de betrokkenen staat hiermee bij elke stap centraal. Het is op die manier voor alle betrokken partijen snel duidelijk waar ze mee bezig zijn en welke impact dat met zich meebrengt. Factor C maakt zodoende alle deelnemers omgevingsbewust en positioneert communicatie in het hart van beleid. Je werkt op die manier van buiten naar binnen.

De kracht van Leidraad Factor C

• Versnelt het proces en zorgt voor een gedegen communicatieplan.
• Versterkt het groepsgevoel omdat iedereen kan meedenken tijdens de sessie(s).
• Produceert een heldere onderbouwing bij iedere keuze
• Werkt vanuit het perspectief van de betrokkenen.
• Maakt het gehele (gezamenlijke) proces voor iedereen expliciet en helder.
• Benadrukt het belang van goede communicatie.
• Maakt de stappen, hulpvragen en praktische methodieken inzichtelijk via de interactieve Leidraad Factor C.
• Sluit aan bij de nieuwe manier van werken.
• Delen en voortborduren van inzichten en kennis van collega’s.

Leidraad én gereedschapskist

Factor C fungeert enerzijds als een gereedschapskist vol met bruikbare “tools” en methodieken en anderzijds als een kompas die oriëntatie en richting biedt. Alle mogelijkheden en voorbeelden van deze gereedschapskist en kompas is te vinden op de website van de rijksoverheid via interactieve Leidraad Factor C. De interactieve leidraad neemt je met de zogeheten vijf pijlers mee in het traject naar een doordacht communicatieplan (zie ook figuur 1).

De Vijf pijlers

Leidraad Factor C bestaat uit vijf pijlers die elk zijn onderverdeeld in vier subonderdelen. In vijf stappen van opgave naar (communicatie)aanpak. De pijlers en subonderdelen geven zodoende ook de nodige bewijslast en onderbouwing om bijvoorbeeld eerst de actoren goed in beeld te brengen voordat je overgaat naar de strategie. Of als een klant een website wil laten bouwen dan kun je met Factor C gelijk laten zien waarom het verstandig is om eerst het doel en krachtenveld in beeld te brengen

Hieronder volgt een globale samenvatting van de pijlers en bijbehorende subonderdelen.

De opgave

Voor de vorming van een compleet beeld van het vraagstuk, de aanleiding en de verdere context, wordt met deze pijler de aandacht gevestigd op doel, initiatief, fase en maatregelen. De eerste stap is het bepalen van de probleemstelling en waar het doel op moet aansluiten. Zodra je de specifieke aanleiding weet geeft dat inzicht in de urgentie en belangen van het vraagstuk zodat de initiatiefnemer zich kan vinden in de resultaten. Het is daarnaast verstandig om alvast de verschillende fases en bijbehorende deadlines van het project duidelijk te maken. Tot slot wordt bepaald welke maatregelen of middelen nodig zijn om het gewenste doel te behalen.

De omgeving

Zodra de opgave duidelijk op papier staat, is het tijd voor de omgevingsanalyse. Er zijn veel handige methodieken om alle betrokkenen op verschillende manieren in kaart te brengen. Voorbeelden hiervan zijn:  Actoreninventarisatie, Sociogram, Kleuren ABC of Ringen van invloed.  Hiermee krijg je een goed overzicht van de betrokken actoren, de belangen in het zogenaamde krachtveld, de onderlinge relaties en welke partijen betrokken willen worden bij de opgave. Het maken van een uitputtende omgevingsanalyse is een noodzakelijke voorwaarde voordat je aan de slag kunt gaan met de strategie.

De strategie

Een goede strategie begint bij het formuleren en rangschikken van de relevante doelgroepen. Hou de beoogde opbrengst in het vizier door te onderzoeken wat je wilt bereiken bij de doelgroep. Welke benadering is strategisch gezien geschikt en hoe stellen we ons daarbij op. Het onderwerp goed positioneren is fundamenteel en bereik je door het juiste communicatieframe te kiezen. Wees je bewust van de verschillende frames die aanwezig zijn bij de doelgroep, want dat frame bepaalt met welke bril ernaar gekeken wordt.

Het verhaal 

Nu eenmaal de strategie beklonken is, kunnen de grote lijnen van het (gezamenlijke) verhaal worden uitgezet. Omdat Factor C werkt vanuit het perspectief van de stakeholder begint deze pijler natuurlijk met luisteren. Een goed verhaal weet zo meer mensen te raken omdat je door de gegenereerde antwoorden erachter komt wat écht relevant is en daarmee ben je in staat om het koepelverhaal met de juiste toon tot uiting te brengen. De centrale boodschap moet de doelgroep aanspreken en perspectief bieden om effectief te kunnen zijn.

Een mooie methodiek die hierbij kan helpen is bijvoorbeeld de Message box. Waarbij de te formuleren boodschap aansluit op het beeld dat de doelgroep heeft van het probleem. Voor een kernboodschap met verschillende verhaallijnen en doelgroepen is het dan weer verstandig om een andere methodiek te gebruiken die deze (overkoepelende) input tot een coherent gezamenlijk verhaal met eigen sub-verhalen onder één dak brengt. Deze methode heet Message House.

De aanpak

Een goede communicatieaanpak is cruciaal voor het slagen van je strategie. In deze pijler gaat het om het ontwerpen en uitvoeren van een zorgvuldig communicatieproces. Met de juiste middelen op het juiste moment. Dat kan alleen wanneer er afspraken worden gemaakt over verschillende rollen, taken, financiën en de (eind)verantwoordelijkheden.

Nu eenmaal het plan op tafel ligt is het wezenlijk om afspraken te maken over de afzender. Wie of welke organisatie brengt het naar buiten? Daarnaast heeft het project een bepaalde looptijd en zijn er inhoudelijke mijlpalen en verschillende save the date momenten. Denk hierbij aan een congres of informatiebijeenkomst. Het opstellen van een kalender helpt bij het prioriteren van relevante mijlpalen en zorgt voor een logische samenhang en continuïteit van de communicatie. Tot slot, moet het plan ook realistisch zijn om tot uitvoering te brengen. Denk om het budget en de capaciteit van de organisatie om alle verantwoordelijkheden te kunnen dragen.

Conclusie

Factor C is een uitgebreide en toch overzichtelijke leidraad om zowel beginners als professionals op weg te helpen naar een sterke communicatiestrategie. Doordat je er samen proactief mee aan de slag gaat kom je gemakkelijker in aanraking met de verschillende inzichten van jouw gesprekspartners. En dat is uiteindelijk de echte toegevoegde waarde!

Het is dus niet alleen nuttig op het gebied van wet en beleid, daarbuiten is het ook toepasbaar. Wil je omgevingsgericht aan de slag? Dan helpen we je graag verder en leren we je hoe Factor C in de praktijk te implementeren is. We gaan graag met je in gesprek voor het plannen van een workshop of om samen een communicatiestrategie op te stellen!