De neuzen dezelfde kant op?
In je eentje tot een besluit komen is vaak niet moeilijk. Een gezamenlijk besluit vormen vanuit uiteenlopende belangen daarentegen wel. Ieder heeft zo zijn eigen beeld en opvattingen over een situatie. De neuzen staan dikwijls niet dezelfde kant op. Dit kan ervoor zorgen dat je na een uitputtende vergadering nog steeds geen stap verder bent.
Samen een weg vinden
De kunst is om in de wirwar van opvattingen en ideeën, samen een gedragen besluit te nemen dat ook daadwerkelijk uitvoerbaar is. Het is iets waar we in ons werk regelmatig mee te maken hebben. Vooral op het raakvlak tussen besluitvorming over complexe vraagtukken en de interactie met verschillende stakeholders. Om grip te krijgen op de situatie, gebruiken we vaak het BOB-model.
Op weg met BOB
Het BOB-model is ontwikkeld door Robert Bales en Fred Strodtbeck. BOB is een acroniem van Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming (zie Figuur 1). Door gebruik te maken van dit model is het mogelijk om rust en structuur te creëren. Zo kan elke individu zich uiten en worden interessante ideeën zo goed mogelijk benut. Volgens de ontwikkelaars van het model is het essentieel om de beeldvorming en oordeelsvorming van elkaar te scheiden. Met deze benadering sla je de weg in naar een kwalitatief besluit waarbij tegelijkertijd meer draagvlak voor ontstaat. Je wilt namelijk voorkomen dat er te snel beslissingen worden gemaakt terwijl vitale informatie achteraf gezien blijkt te ontbreken.
Wanneer gebruik je het BOB-model?
- Als de situatie of probleemstelling niet helder genoeg is om een goed besluit te nemen.
- Om draagvlak te creëren voor het maken van een besluit.
- Als er verschillende meningen zijn over het probleem en dit de besluitvoering beslecht.
- Op het moment dat de inhoud van de discussie uit beeld raakt.
De beeldvormingsfase
Voordat we beginnen
In de praktijk noemen we dit ook wel de informatiefase, omdat het woord beeldvorming bij sommigen iets oproept waar ze een (gekleurd) beeld over moeten vormen. “Een beeld vormen” neemt dan in sommige gevallen een boel aannames en oordelen met zich mee.
Doel beeldvormingsfase
Het doel is om een helder beeld te krijgen van een situatie of probleemstelling zonder daarmee een oordeel te vellen. Hou het feitelijk! Het blijkt dat op die manier mensen eerder een vergelijkbare conclusie trekken en dus ook eerder tot soortgelijke besluiten komen. Hierbij een aantal vragen die vaak naar voren komen tijdens de beeldvormingsfase:
- Wat weten we?
- Klopt alles wat we denken te weten?
- Wat weten we niet?
- Welke informatie is relevant om tot een goed besluit te komen?
- Hoe gaan we de informatie verzamelen?
Stakeholders in kaart
In de beeldvormingsfase is het belangrijk om te weten op wie het besluit uiteindelijk betrekking heeft. Dit doen we met een stakeholdersanalyse. Bepaal vervolgens welke stakeholders daarin een prominentere rol spelen, want niet elke stakeholder is namelijk even belangrijk.
Wanneer het oordelen begint, stopt het luisteren
Voldoende tijd nemen tijdens de beeldvormingsfase is cruciaal. Dat is in elk geval onze ervaring. Geef de ruimte aan alle betrokkenen om zich een zo compleet mogelijk beeld te kunnen vormen. Zolang het maar geen discussie wordt! Leg alle vitale informatie op tafel. Zo leg je het fundament voor kwalitatieve besluiten waar draagvlak voor ontstaat. Om tot een gedragen besluit te komen is beeldvorming dus een essentiële voorwaarde.
“Oordeel niet, daag uit en diep uit”
De oordeelvormingsfase
Criteria opstellen en belangen wegen
In deze fase mogen we er dan eindelijk wat van vinden. De focus ligt voornamelijk op het in kaart brengen van de gezamenlijke belangen en criteria. Daarnaast is het zinvol om door te vragen naar eventuele achterliggende belangen en motivaties. Enkele vragen die in deze fase vaak voorbij komen zijn:
- Wat is ons doel?
- Waar maken we ons zorgen om?
- Wat zou onze zorgen doen verminderen?
- Wat zijn de voor- en nadelen?
- Wat zijn de risico’s?
- Expert of andere hulpmiddelen inschakelen?
De opties op tafel
Het genereren van verschillende oplossingen voor het probleem staat in de fase van oordeelsvorming centraal. In dit stadium adviseren we om verschillende scenario’s te bespreken en alternatieven te overwegen. Het isessentieel om óók tijdens deze fase geen discussie te voeren en daarbij niet tot besluitvorming over te gaan. Het gaat juist om de overvloedigheid aan oordelen en het verkennen van de diversiteit hierin.
Alles op een rijtje
We ronden de fase van oordeelvorming af met een overzicht van alle perspectieven en de relaties daartussen. Om na te gaan of het uiteindelijke besluit acceptabel is worden deze getoetst aan de criteria die tijdens deze fase tot stand zijn gekomen.
De besluitvormingsfase
Staat iedereen achter het besluit?
Het doel van deze fase is om tot een kwalitatieve oplossing voor het probleem te komen en tegelijkertijd draagvlak te creëren voor degenen die het besluit moeten uitdragen. Een kanttekening hierbij is dat de kwaliteit van het uiteindelijke besluit niet ten onder moet gaan aan het draagvlak.
Ons advies is dan ook om nooit een besluit te nemen op basis van enkel het draagvlak. Stel liever de kwaliteit van het besluit voorop. Betrek iedereen in het besluitvormingsproces door de criteria te rangschikken, kort door te spreken en te beargumenteren.
Manieren voor het creëren van draagvlak:
- Unanimiteit (Iedereen is het eens)
- Consensus (iedereen zegt ja)
- Consent (niemand zegt nee)
- Democratisch besluit of meerderheid van stemmen. (Ofwel de helft +1)
Tot slot is het de bedoeling dat elke betrokkene de totstandkoming en het uiteindelijke besluit weet uit te leggen. Het kan daarom helpen om het besluit op een whiteboard te schrijven en nog een laatste keer te vragen: “Is dit ons besluit?”
Voordat je weggaat
Wil je meer weten over onze werkwijze en ben je benieuwd hoe wij het BOB-model voor jouw organisatie kunnen inzetten? Neem dan contact op. We vertellen je er graag meer over!